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Seis errores que hacen rechazar una factura electrónica y cómo evitarlos
El SIFEN valida cada documento antes de aprobarlo. Cuando algo no cierra, lo rechaza. Estos son los tropiezos más comunes de quienes recién empiezan.
Con el papel, un dato mal escrito pasaba de largo hasta la auditoría. Con la factura electrónica, el SIFEN revisa el documento en el momento y, si encuentra un problema, lo rechaza con un código y una descripción. La ventaja es que el error se ve enseguida. Estos son los más frecuentes.
1. RUC del cliente mal cargado. Un dígito verificador incorrecto o un RUC inexistente hacen caer el documento. Para clientes sin RUC se usa la cédula o la modalidad de consumidor final que prevé el sistema.
2. Timbrado equivocado o vencido. Pasa sobre todo en empresas con varias sucursales: se emite con el timbrado de otro establecimiento o con uno que ya no está vigente.
3. Punto de expedición que no coincide. El establecimiento y el punto de expedición del documento tienen que ser los que figuran en Marangatu. Una caja nueva que no se dio de alta genera rechazos.
4. Cálculos de IVA que no cierran. Totales que no coinciden con la suma de los ítems, redondeos o productos con la tasa equivocada (10 %, 5 % o exenta). Hacer las cuentas a mano y copiarlas al sistema es la receta del problema.
5. Fechas fuera de plazo. El SIFEN controla la fecha de emisión y los plazos para enviar el documento. Facturar hoy ventas de hace varios días puede traer rechazos.
6. Certificado vencido. Si la firma digital no es válida, no hay documento. Es el error que frena toda la facturación de golpe.
Cómo prevenirlos. Usar un sistema que valide los datos antes de enviar, que calcule el IVA por ítem, que guarde los datos de los clientes frecuentes y que avise cuando el timbrado o el certificado están por vencer. Y revisar los rechazos apenas aparecen, en vez de acumularlos para fin de mes.
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Fuentes: DNIT, Manual Técnico del SIFEN; Factuser.
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